岗位职责:
一、长春区参观接待:
1.负责长春公司级接待业务管理:修订公司参观接待制度,明确各部门职责,搭建并执行参观接待业务流程,统一接待任务标准,管理参观接待业务资源。
2.负责长春各厂区政府关系及商务关系接待任务执行:根据公司领导及部门的接待需求,完成各项工作的接待任务。100%独立完成政府类一般性参观接待。
3.负责C厂区展厅管理:包括讲解,展厅设备、设施能够正常使用以及展示品更换等。
二、长春区政府事务:
1、负责政府材料填报:负责按照各政府部门要求,完成相应填报表格及材料。
2、负责政府会议及活动参加:负责按照各政府部门要求,完成参加相应会议、培训、展会及其他相关政府活动任务。
3、负责政府项目申报:
①在指定网站平台及相关微信群中公布通知中,准确识别我公司符合申报的相关政策,无遗漏,无超时。
②已确认申报/填报的项目材料,负责向各部门收集填报信息,并在政府规定时间内完成项目材料的上报工作。
三、长春区重要检查及会议支持:
1、负责公司重要会议会务支持:公司级及其他重要会务支持,保证会议100%顺利进行。
2、负责政府现场检查及会议支持:按照各部门需求完成支持政府行政部门、职能部门、药监等部门到厂检查,无投诉。
3、负责会务物资管理:管理物资台账,帐物一致,并定期确认物资的保质期及状态。议及接待支持,工作日根据需要加班值班;
四、C厂区现场行政服务
1.所属区域各类行政工作支持,如空间巡检,会务支持,日常维护等,及协助.所属区域相关部门的行政类支持,如会议室预约,访客接待,空间协调等;
2.跨部门沟通,与各部门保持良好的沟通协作关系
3.主管交代的其他临时工作。
任职资格:
1.本科及以上,外语、行政管理,文秘或相关文科专业优先考虑,形象好。
2.经验要求:有参观接待管理经验者优先。
3.沟通能力:沟通表达能力好,良好的口头和书面沟通能力,能够与不同层级的员工进行有效的沟通。
4.组织能力:具备良好的组织和协调能力,能够合理安排时间和资源,处理多任务。
5.机密性和责任感:对公司机密信息保持高度的保密意识,并具备较强的责任心及主动性,有较强的服务意识。
6.熟练使用办公软件:熟练运用办公软件如Microsoft Office套件(Word、Excel、PowerPoint等)以及邮件和日程管理工具。